Image: Premshree Pillai

De manera ideal el administrar tu negocio viajando como un trabajador por Internet requiere nada más que de tu computadora portátil y las herramientas de software comunes en línea amadas por los modernos nómadas digitales.

A veces, sin embargo, notarás el hecho de que no tienes tu propio espacio de trabajo pequeño adaptado para trabajar en donde tengas todo, desde tu colección polvorienta de cristales energizantes (¿¡o eso es sólo para mi!?), a tu colección de libros de referencia.

La primera vez nos llevamos un montón de equipo de oficina innecesario y sucumbimos a la fiebre del “por si acaso”. Pero en el último año hemos reducido nuestra oficina portátil al mínimo de cosas que siempre necesitamos – y si alguna vez necesitamos algo más, por lo general sólo lo compramos.

Éstos son los elementos clave que conforman lo “estrictamente necesario” de una oficina portátil…

Máquina de fax / escáner / impresora

No, no estoy sugiriendo que compres una de esas grandes maquinas todo-en-uno – ni las individuales tampoco! Sin embargo, podrías considerar opciones alternativas para cuando los necesites. Éstos son algunas de ellas…

• Fax – utilizar un servicio de envío de fax en línea, tales como eFax para enviar y recibir faxes.
• Escáner – o bien considerar un escáner portátil como este o este otro (provide links), utilizas tu cámara digital para tomar fotos de los documentos importantes que deseas copiar o usas uno de estos servicios en línea – Qipit y scanR.
• Impresora – a menos que tengas que hacer un montón de impresiones, la solución más simple es encontrar un café Internet y pedirles que te impriman lo que necesites. Por lo general es barato, rápido y fácil. Si no, esta impresora o esta otra (provide links), son dos de las máquinas más portátiles que existen, o siempre puedes comprar una barata en donde te encuentres y luego regalarla a tu partida.

Llaves USB & disco duro externo portátil

Llevamos uno de cada uno que son útiles para lo siguiente:

• Transferencia de archivos entre cada uno de nuestros ordenadores portátiles
• Acceso a los archivos cuando se trabaja desde los cafés Internet cuando no puedes conectar tu ordenador portátil
• Almacenamiento de descargas de software esenciales (tanto en la llave USB y disco duro externo)

Cables USB + 1 cable para iPod

Es fácil de olvidar, pero crucial para la conexión a los discos duros, cámaras digitales e iPods. Un buen consejo de viaje es siempre llevarlo contigo en tu equipaje de mano por si quieres conectar la cámara digital, disco duro o el iPod mientras transitas.

Adaptadores de corriente y protectores de sobretensión

Investiga antes de salir y asegúrate de que tengas los adaptadores de corriente necesarios para el país que estarás visitando. Si vas a más de un país, entonces considera la compra de un adaptador mundial y si estás planeando trabajar en los vuelos, no te olvides de un adaptador de avión.

No olvides revisar los requisitos de energía eléctrica de los lugares que estarás visitando y asegúrate que todos tus aparatos eléctricos sean compatibles – si no, necesitarás un adaptador y/o protector contra sobretensiones para evitar que tus cosas se fundan.

Es posible que también desees considerar llevar un cargador/adaptador portátil de repuesto – dependiendo de la marca o modelo de tu ordenador portátil. Puede que resulte imposible comprar uno nuevo y te quedarás con un ordenador portátil en funcionamiento pero que no podrás cargar. Muy frustrante, ¡créeme!

Caja de lápices + contenidos

La humilde y vieja caja de lápices – no he tenido una desde que estaba en la escuela – es una gran forma de llevar una selección de artículos básicos contigo en el viaje, incluyendo:

• Un par de lápices y sacapuntas
• La goma de borrar
• Selección de plumas y bolígrafos – siempre lleva bolígrafos de tinta negra en tu equipaje de mano para completar los formularios de inmigración. También pueden servir de regalos para los niños de países menos privilegiados.
• Una regla
• Una engrapadora miniatura – útil para mantener tus boletos electrónicos impresos y pases de abordar juntos
• Un par de marcadores

Rollo de cinta impermeable gris y/o cinta adhesiva

Muchos viajeros le tienen una fe ciega a la cinta gris, utilizándola para todo tipo de tareas. Personalmente, yo no la uso (probablemente arruinando mi reputación de “buena viajera”), pero si llevamos un rollo de cinta adhesiva que a menudo nos es útil.

Calculadora

Por supuesto, tu teléfono móvil puede tener una función de calculadora, pero a menudo lo encuentro incómodo y molesto de usar. Más cuando estás en medio de un mercado o una tienda de poco fiar, lo último que debes hacer es sacar tu iPhone elegante para calcular los precios y tipos de cambio.

Una calculadora es también una herramienta útil si estás en un lugar donde se hable una lengua extranjera y no sabes cómo decir los números – ya seas tú o el vendedor sólo tienen que poner los números en la calculadora para saber de que cifra están tratando.

Selección de sobres

Si tienes que enviar algo por correo tradicional es realmente frustrante tener que salir a comprar una caja entera de sobres que entonces o tienes que llevar contigo o dejarla en alguna parte. Llevar contigo una pequeña selección de sobres de diferentes tamaños significa que no tendrás que hacer esto.

Como alternativa, puedes utilizar servicios como eSnailer (gratis, pero sólo para EE.UU.), Postful o ShinyLetter que envían correo normal para ti utilizando una interfaz en línea. Ingenioso.

Cuadernos de notas

Muchos viajeros tenaces le tienen una fe ciega a sus cuadernos Moleskine y tal vez si me dan un trabajo en Lonely Planet, ¡voy a cambiar mi cuaderno roto por alguno más adecuado para un escritor de Lonely Planet! No es necesario que te diga lo que está en un cuaderno de notas – excepto tal vez para decirte que es algo en lo que muchos empresarios exitosos creen ciegamente!

En última instancia, la cuestión de lo que necesitas para tu oficina portátil será determinada por las cosas que usas a diario. Si nunca usas lápices de colores, entonces ¿realmente necesitas un conjunto de lápices de colores cuando viajas “por si acaso”?